Talosivut ja käyttöoppaat - näin teet vuokralaisten arjesta sujuvampaa
Talosivu, intranet, talon käyttöopas - rakkaalla lapsella on monta nimeä. Hyvin laadittu kiinteistön käyttöopas tekee vuokralaisten arjesta sujuvaa, vähentää tarpeettomia kyselyitä ja parantaa asiakaskokemusta. Kun tieto on helposti saatavilla, vuokralaiset kokevat palvelun sujuvaksi ja tilan hallinnan ammattimaiseksi.
Tämä artikkeli auttaa sinua kokoamaan kattavan ja selkeän kiinteistön käyttöoppaan, joka vastaa vuokralaisten yleisimpiin kysymyksiin ja helpottaa arkea. Mukana on käytännön vinkkejä, esimerkkejä ja innovatiivisia ideoita, joilla parannat kiinteistön käytettävyyttä ja asiakastyytyväisyyttä.
Toimiva talo-opas on palvelukokemuksen kulmakivi
Kiinteistön käyttöopas on tärkeä osa asiakaskokemusta ja konkreettinen osoitus vuokranantajan ammattimaisuudesta. Hyvin rakennettu opas tekee arjesta sujuvaa, vähentää asiakaspalvelun kuormitusta ja antaa vuokralaiselle tunteen, että kaikki on hallinnassa. Kun tieto löytyy nopeasti ja vastaukset ovat selkeitä, myös mielikuva kiinteistönhallinnasta vahvistuu: asiat hoituvat johdonmukaisesti ja ammattitaidolla.
Samalla se on vuokranantajan käyntikortti ja ensimmäinen todellinen testi palvelukyvystä. Se kertoo, että vuokralaisten tarpeet tunnetaan ja että palvelu jatkuu yhtä sujuvana myös sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Moderni, digitaalinen opas toimii parhaimmillaan kuin kiinteistön oma palvelualusta, josta löytyy vastaukset kaikkiin tärkeisiin kysymyksiin.
Mitä kiinteistön käyttöoppaaseen tulisi ainakin sisällyttää?
Käyttöopas kannattaa rakentaa selkeästi jäsenneltynä ja helposti navigoitavana, jotta vuokralainen löytää tarvitsemansa tiedot nopeasti.
Kiinteistön käyttöoppaan tärkeimmät osiot:
1. Tervetuloa kiinteistöön – yleiskatsaus
Lyhyt tervetuloviesti vuokralaisille
Kiinteistön osoite, vuokrauksen yhteyshenkilöt ja tärkeimmät palvelut
Kiinteistön yleiset säännöt ja toimintaperiaatteet
2. Yhteystiedot ja palvelupyynnöt
Kiinteistönhallinnan ja isännöinnin yhteystiedot
Kiinteistön teknisen ylläpidon ja huoltoyhtiön tiedot
Miten ja missä ilmoitetaan huoltotarpeista tai ongelmista?
Voit sisällyttää käyttöoppaaseen suoran linkin tai QR-koodi vikailmoituslomakkeeseen, jotta vuokralaiset voivat jättää palvelupyynnöt nopeasti ja helposti.
3. Kiinteistön tilat ja niiden käyttö
Toimistotilat ja muut vuokrattavat tilat (esim. neuvotteluhuoneet, coworking-tilat)
Varattavien tilojen käyttöohjeet ja hinnasto
Keittiötilojen ja yhteistilojen säännöt
4. Pysäköinti ja kulunvalvonta
Pysäköintiohjeet, pysäköintiluvat ja vieraspysäköinti
Kulunvalvonta ja avaimien hallinta: miten kulkuluvat ja avaimet toimivat?
Tietoa vartioinnista ja turvallisuudesta
Jos käytössä on sähköautojen latauspisteitä, sisällytä käyttöoppaaseen latauspisteiden sijainti, käyttöohjeet ja mahdolliset maksut.
5. Siivous, jätehuolto ja ympäristövastuu
Kiinteistön siivouspalvelut ja vuokralaisen vastuut
Jätehuollon ohjeet: lajittelu, ongelmajätteet, kierrätys
Ekologiset käytännöt, energiansäästövinkit ja kiinteistön ympäristöohjelmat
6. Kiinteistön turvallisuusohjeet
Hätäuloskäyntien sijainti ja pelastussuunnitelma
Sammuttimien, defibrillaattorien ja muiden turvalaitteiden sijainti
Mitä tehdä sähkökatkon tai vesivahingon sattuessa?
Vinkki: Järjestä vuosittainen turvallisuuspäivä vuokralaisille, jossa käydään läpi evakuointiohjeet ja ensiaputaidot.
7. IT- ja verkkopalvelut
WiFi-verkkojen ja verkkopalveluiden käyttöohjeet
IT-tukipalvelut ja tekninen tuki
Mahdolliset lisäpalvelut, kuten tietoturvaratkaisut
Vinkki: Tarjoa nopeat ohjeet verkon ongelmatilanteisiin ja pidä yhteystiedot helposti saatavilla.
Helppo käyttää, helppo löytää
Talo-opas toimii aidosti vasta silloin, kun vuokralainen käyttää sitä osana arkeaan. Vuokralainen ei etsi tietoa kiinteistön ilmoitustaululta tai sähköpostin liitetiedostosta, vaan sieltä, missä tiedon kuuluukin olla: verkosta, puhelimesta tai QR-koodin takaa.
Saavutettavuus tarkoittaa myös ajantasaisuutta ja helppoutta. Digitaalista talo-opasta on helppoa päivittää ja jakaa ilman turhaa säätöä. Voit jakaa linkkiä oppaaseen muun muassa asiakkaan muuttaessa sisään, kiinteistön hisseissä QR-koodein tai jopa kiinteistön verkkosivuilla.
Hyvä talo-opas on tiivis, selkeä ja visuaalinen. Sen sisältö elää kiinteistön mukana, joten sitä kannattaa päivittää säännöllisesti, vähintään kerran vuodessa tai aina muutosten yhteydessä. Kun opas on selkeästi jäsennelty, helposti löydettävissä ja visuaalisesti miellyttävä, sen käyttö muuttuu luontevaksi osaksi arkea.
Mitä seuraavaksi? Näin Arkkaadi voi auttaa
Hyvin laadittu kiinteistön talo-opas on osa sujuvaa asiakaskokemusta, brändimielikuvaa ja ammattimaista kiinteistönhallintaa.
Arkkaadi voi auttaa sinua:
Suunnittelemaan rakenteeltaan selkeän ja visuaalisesti miellyttävän talo-oppaan
Kirjoittamaan selkeät, asiakasystävälliset sisällöt teknisiäkin aiheita yksinkertaistaen
Luomaan digitaalisen version, joka toimii verkkosivuna, PDF:nä tai intranet-alustana
Tuottamaan QR-koodeja, joilla käyttäjät pääsevät suoraan vikailmoituksiin, varauskalentereihin tai videoinfoihin
Visualisoimaan tilojen käyttöohjeet, turvallisuusreitit ja yhteystiedot selkeiksi infografiikoiksi