Talosivut ja käyttöoppaat - näin teet vuokralaisten arjesta sujuvampaa

Talosivu, intranet, talon käyttöopas - rakkaalla lapsella on monta nimeä. Hyvin laadittu kiinteistön käyttöopas tekee vuokralaisten arjesta sujuvaa, vähentää tarpeettomia kyselyitä ja parantaa asiakaskokemusta. Kun tieto on helposti saatavilla, vuokralaiset kokevat palvelun sujuvaksi ja tilan hallinnan ammattimaiseksi.

Tämä opas auttaa sinua kokoamaan kattavan ja selkeän kiinteistön käyttöoppaan, joka vastaa vuokralaisten yleisimpiin kysymyksiin ja helpottaa arkea. Mukana on käytännön vinkkejä, esimerkkejä ja innovatiivisia ideoita, joilla parannat kiinteistön käytettävyyttä ja asiakastyytyväisyyttä.

1. Miksi kiinteistön käyttöopas on tärkeä?

Kiinteistön käyttöopas ei ole pelkkä pakollinen informatiivinen dokumentti, vaan se on osa hyvää asiakaspalvelua.

Hyvin suunniteltu käyttöopas:

• Vähentää asiakaspalvelun kuormitusta vastaamalla yleisiin kysymyksiin

• Parantaa vuokralaisten tyytyväisyyttä ja käyttökokemusta

• Auttaa pitämään kiinteistön turvallisena ja toimivana

• Tehostaa uusien vuokralaisten sisäänajoa

Vinkki: Tee kiinteistön käyttöoppaasta digitaalinen versio, josta löytyy hakutoiminto ja mahdollisuus jättää kysymyksiä tai palautetta suoraan kiinteistönhallinnalle.

2. Mitä kiinteistön käyttöoppaaseen tulisi ainakin sisällyttää?

Käyttöopas kannattaa rakentaa selkeästi jäsenneltynä ja helposti navigoitavana, jotta vuokralainen löytää tarvitsemansa tiedot nopeasti.

Kiinteistön käyttöoppaan tärkeimmät osiot:

1. Tervetuloa kiinteistöön – yleiskatsaus

• Lyhyt tervetuloviesti vuokralaisille

• Kiinteistön osoite, vuokrauksen yhteyshenkilöt ja tärkeimmät palvelut

• Kiinteistön yleiset säännöt ja toimintaperiaatteet

2. Yhteystiedot ja palvelupyynnöt

• Kiinteistönhallinnan ja isännöinnin yhteystiedot

• Kiinteistön teknisen ylläpidon ja huoltoyhtiön tiedot

• Miten ja missä ilmoitetaan huoltotarpeista tai ongelmista?

• Voit sisällyttää käyttöoppaaseen suoran linkin tai QR-koodi vikailmoituslomakkeeseen, jotta vuokralaiset voivat jättää palvelupyynnöt nopeasti ja helposti.

3. Kiinteistön tilat ja niiden käyttö

• Toimistotilat ja muut vuokrattavat tilat (esim. neuvotteluhuoneet, coworking-tilat)

• Varattavien tilojen käyttöohjeet ja hinnasto

• Keittiötilojen ja yhteistilojen säännöt

4. Pysäköinti ja kulunvalvonta

• Pysäköintiohjeet, pysäköintiluvat ja vieraspysäköinti

• Kulunvalvonta ja avaimien hallinta: miten kulkuluvat ja avaimet toimivat?

• Tietoa vartioinnista ja turvallisuudesta

• Jos käytössä on sähköautojen latauspisteitä, sisällytä käyttöoppaaseen latauspisteiden sijainti, käyttöohjeet ja mahdolliset maksut.

5. Siivous, jätehuolto ja ympäristövastuu

• Kiinteistön siivouspalvelut ja vuokralaisen vastuut

• Jätehuollon ohjeet: lajittelu, ongelmajätteet, kierrätys

• Ekologiset käytännöt, energiansäästövinkit ja kiinteistön ympäristöohjelmat

6. Kiinteistön turvallisuusohjeet

• Hätäuloskäyntien sijainti ja pelastussuunnitelma

• Sammuttimien, defibrillaattorien ja muiden turvalaitteiden sijainti

• Mitä tehdä sähkökatkon tai vesivahingon sattuessa?

• Vinkki: Järjestä vuosittainen turvallisuuspäivä vuokralaisille, jossa käydään läpi evakuointiohjeet ja ensiaputaidot.

7. IT- ja verkkopalvelut

• WiFi-verkkojen ja verkkopalveluiden käyttöohjeet

• IT-tukipalvelut ja tekninen tuki

• Mahdolliset lisäpalvelut, kuten tietoturvaratkaisut

• Vinkki: Tarjoa nopeat ohjeet verkon ongelmatilanteisiin ja pidä yhteystiedot helposti saatavilla.

3. Miten tehdä käyttöoppaasta helposti saavutettava ja hyödyllinen?

Käyttöoppaan täytyy olla helposti saatavilla ja selkeästi esitetty, jotta vuokralaiset käyttävät sitä aktiivisesti.

Parhaat käytännöt:

• Tee digitaalinen versio (helposti päivitettävä verkkosivu tai mobiilisovellus)

• Päivitä sisältöä säännöllisesti – vähintään kerran vuodessa

• Pidä teksti tiiviinä ja visuaalisena – käytä listoja ja kuvia tekstimassan sijaan

Vinkki: Tee video- tai ääniversio käyttöoppaasta, jossa käydään tärkeimmät asiat läpi selkeästi. Lyhyt esittelyvideo tai -äänite voi tehdä tiedon omaksumisesta paljon helpompaa.

Mitä seuraavaksi? Näin Arkkaadi voi auttaa

Hyvin laadittu kiinteistön käyttöopas ei ole pelkkä asiakirja – se on osa sujuvaa asiakaskokemusta, brändimielikuvaa ja ammattimaista kiinteistönhallintaa.

Arkkaadi voi auttaa sinua:

• Suunnittelemaan rakenteeltaan selkeän ja visuaalisesti miellyttävän käyttöoppaan

• Kirjoittamaan selkeät, asiakasystävälliset sisällöt teknisiäkin aiheita yksinkertaistaen

• Luomaan digitaalisen version, joka toimii verkkosivuna, PDF:nä tai intranet-alustana

• Tuottamaan QR-koodeja, joilla käyttäjät pääsevät suoraan vikailmoituksiin, varauskalentereihin tai videoinfoihin

• Visualisoimaan tilojen käyttöohjeet, turvallisuusreitit ja yhteystiedot selkeiksi infografiikoiksi